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影视制作公司营运成本的控制

营运成本的控制一半在于影视制作公司政策与程序的合理制订与宣传,一半在于这些政策的执行中,是否存在有效的执行组织与管理办法。
  营运费用中有很大一部分是因客户而发生,而客户也愿意支付的。然而,某些公司由于财务与行政上对于可向客户开单“报销”的费用要求繁琐而不合理,很多业务人员往往偷懒,不愿多花一道手续去向客户申请批准“报销”,而直接作为公司内部出差费,由部门主管批准了事。当然这也可能是由于业务人员,甚至业务经理对于什么可以向客户收费什么不可以,没有应该的了解。也有一些客户总监希望客户在老板面前说好话,免费地赠送一些原可收费的项目。要解决这个问题,必须从两个方面着手:第一,公司内部要有一定的培训,灌输给所有员工为公司合理收费的观念,以及如有不明确之处先向财务部了解状况的处理方法;第二,业务人员的年度考绩必须与“客户利润表”有一定的结合,至少也需将“客户利润表”作为重要的参考。
  各项营运费用政策的制定,应由具体的各业务单位负责。政策制定后,必须有相应的申请程序与申请机制。未经过这些程序的费用申请,除非总经理特别批准,否则一律不予以报销。例如,公司的IT标准配备应由IT部门制定政策,而由IT(或与行政部门一同)统一采购。如个别经理有特殊需要,应实现通知IT部门,而不可自行采买后到财务部门报销。如此,一方面各项花费符合公司政策,另一方面由于集中采买,在折扣和付款方面都有优惠。
  “报销”是一个“事后”的概念,对于一些主要的花费,如差旅费、宣传费、设备购置费等,动辄成千上万,事后报销并不适宜。影视制作公司应设立事前批准的差旅费批准制度与购买单(Purchase Order)制度来管理。
  影视制作公司有一些经常性的支出,如水电费、电话、传真、邮寄、互联网费用等,成本控制上,只需要每年预算时仔细审核一番,其后,每月观察是否有大幅浮动即可。唯一要注意的是是否有新科技可取代或降低公司现采用之电话与英特网费用。往后的数年,这些“通讯”费用可能仍然十分惊人而需要仔细控制,但现在通讯费已经到了比较合理的阶段了。
  相对于经常性的支出,影视制作公司有不少一次性的咨询、顾问费、参展费等。这些费用是与某业务或项目(Project)直接相关的,可控性较强,数额也相对较大,管理阶层在有信心达成公司的营运目标之下,行有余力而为之。
  营运成本中有一些与固定资产采购决策有关的大额而长期的费用,例如办公室租金、装修、折旧、电话系统与电脑服务器系统的购置等,这些费用都是数十万至数百万,投资决策直接影响到影视制作公司未来数年的获利能力。管理上要比购买单制度更为严谨,需要有各种可能性分析与比价(Competitive Biding),更需要总经理的亲自参与管理。
  成本控制,事在人为。至此,成本控制的理论、手段与特别注意的地方已讨论透彻,然而,管理阶层如没有适当的分工、授权与教育,成本仍然难达到合理的控制。影视制作公司总经理必须责成财务总监对成本控制总司其责,并且对财务总监的业务推广予以支持与尊重。公司可以有好的政策、好的组织与好的成本控制执行,但是如果总经理没有成本控制的决心与毅力,凡事都予以“破例”或“特批”,则上行下效,影视制作公司制度如虚设,成本也就进入失控状态了。

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