影视制作公司的人事成本一般说来占净收入的50%~69%。有时在公司成立之初、或主要客户有变动之时,也可能会高一些,但不应该是常态。影视制作公司的总经理、创意总监可视为这个公司“基础设施”的一部分。这些人是不可少的,而对他们能力的要求也应是最高的,万不可用低价的庸才来担任,因此,只有在技术与合约谈判上,找出公司与个人都能接受的方案。比如说,这些人的收入高,一定的税务规划,在合法的前提下应予考虑。再者,应尽量增加这些人员奖金及红利与固定薪金的比例。
对于其他前线人员(策略计划内、创意制作、媒体计划与采买)人事成本的控制,首先是建立起影视制作公司的成本会计制度,即对影视制作公司最大的资源——“人的时间”建立起一个报告与监测制度,将每位员工花在不同客户及广告项目的时间与活动列出,并由部门负责人签字批准,而财务部根据时间报表与员工工资核算花在每一客户上之人事费用,进一步加入为客户所花费之营运费用,与从客户所收取之佣金与月费,即可制得“客户利润表”(Client Profitability Report)。影视制作公司依据公司的策略可对每一客户制定不同的人事成本指标,但一般说来应将直接人工成本(总经理、财务部、人事部等为间接人工成本)控制在客户收入的35%以内。当影视制作公司发现对某客户人事成本有过高状况时,应首先深入调查是否内部工作程序有效率、人事配置是否合理(有的创意总监喜欢自己美工绘图,虽然可能质量较佳,但同样的工作由人事成本较低的其他人员也可以完成得不错)。如果工作程序是有效率的,人员配置也是合理的,而客户利润表仍然是亏损,通常来说都是因为客户有特别要求,需要大量的加班或需要用更多的人员,此时,不妨与客户开诚布公地讨论,要求找出一个双方都能接受的价格或服务内容。
员工时间表中,应当有一定的时间是用于学习、行政工作(Administration)、休假等,所谓“非客户性时间”(Non-billable Hours)。普通应该是总时间的15%~20%为正常,如果此类时间比重过高,显然有人浮于事的可能,不如考虑将一些职位转为兼职。由于对时间有记录,部门管理也容易因此而及早发现问题,对部门人力资源也能作更有效的配置。
时间表虽然非常有用,但仍是一个事后的概念。人力资源的特性是一旦闲置就浪费而不可能弥补。许多影视制作公司因此在创意部有工作交通(Traffic)功能的设立,提前为不同的创意工作配置相应的创意人员,Traffic的工作排期概念事实上可推广用之于其它的业务部门,将时间的管理放在一个“事前“的位置上。一旦人力资源的“时间”得到有效的管理,人事成本自然也就得到了控制。
以上谈到了对于业务部门的人事成本管理,对于所谓的后勤部门,如人事、行政、财务、工厂等又应如何管理呢?这些部门与人员同样也是公司“基础设施“的一部分,在某一营运能力水平(Capacity Level)上,其成本的弹性是有限的。后勤部门人事成本应占总人事成本的12%-18%左右。同时随着社会分工的多元化,许多这些后勤部门所提供的服务也都有专业公司可以提供,管理者应至少每年仔细研究那一些工作可以外包,那些工作可以在部门内做。例如,电脑系统的日常维修、疑难解答等,外包可能便宜而又服务好;又如,许多人事档案、大病统筹、住房公积金等对政府部门的业务,可考虑外包给专业公司。
人事成本中还有两项值得特别注意。首先是临时雇员(Freelancer)的聘用必须要有慎密的批准手续,尤其对于创意制作方面的工作,往往影视制作公司内部就有人可以做而且此人已是工作未能满负荷的闲置者,而负责该项目的经理往往“钟情”于某些Freelancer,以重金礼聘,非此君不可。因此,这些人员的聘用必须要有Traffic 与创意总监的双重认可(金额大时,需要总经理的批准)。其次,是招聘费的控制。由于资深广告人员,尤其是外籍员工,往往身价不菲,猎头公司所抽取之佣金,少则一个月工资,多则达三个月,达到数万美金。然而,由于广告界事实上是一个小的行业,资深员工彼此都互相认识,除非由于保密原因,否则应在内部建立一定的员工推荐介绍的奖励机制,可能会大幅减少招聘费。